Erfaringsnotat #hack4no – skal du lage et hackathon? Les dette først! (really)

Da vi satte i gang med planleggingen av #hack4no satte vi oss to mål.

  1. Få oppmerksomhet rundt åpne data
  2. Få noen deltakere med både kode- og designkompetanse

Dette klarte vi med gode marginer! 31 oppslag i radio, aviser og andre blogger som Digi.no, Computerworld og statssekretær i KMD, Paul Chaffeys blogg. I tillegg til dette ble hackathonen inkludert i Europeanas lignende satsning og mange omtaler på sosiale medier.

Hvordan fikk vi til dette? I KNreise har vi en kommunikasjonspolicy som sier at vi skal være åpne, ærlige og transperante. Vi gikk tidlig for en modell i #hack4no at all informasjon skulle kunne finnes hos oss. I tillegg arbeidet vi mye med å kommunisere mot medier. Dette har lønnet seg for oss og er noe vi anbefaler videre til andre i hackathon- og andre sammenhenger.

Ved å kommunisere godt rundt #hack4no og aktivt oppsøke miljøer der designere og kodere var fikk vi også et respektabelt antall mennesker. Dette er en prosess man ikke kan starte tidlig nok og noe man må arbeide med frem til arrangementet er blitt allmenn kjent. Vi fikk drahjelp blant annet av Grafill og Microsoft som spredde informasjon via nyhetsbrev og sosiale medier. I tillegg hadde vi to prehappenings hvor vi snakket om og diskuterte mulige prosjekter til hacket.

Bruk et elektronisk påmeldingssystem for å håndtere det meste av påmeldinger for deg. Vær tidlig ute med kommunikasjon – spesielt rundt dataene som deles og hva deltakerne kan forvente seg.

TIPS: Vær tidlig ute med påmelding og planlegging. Vi brukte 6 måneder, og dette gikk akkurat.

Når det gjelder eksterne datatilbydere må man også starte tidlig og ha kontinuerlig oppfølgingsmøter for å motivere dem til å ferdigstille APIer og gjøre kvaliteten på dataene bedre. Vi ser at et arrangement som #hack4no var med som katalysator for mange etater for å få fart på eksisterende arbeid.

Det sosiale elementet kan ikke undervurderes hverken som del av kulturen, som del av det som trekker gode folk til en hackathon eller for produktiviteten.

Hjerneføde på #hack4no #knreise

Hjerneføde på #hack4no #knreise

Praktisk gjennomføring

Det første en arrangør bør tenke på er: Mat/drikke, slappe av og toalett. I Kulturrådets møteromsavdeling fikk vi muligheter til alt dette. Vi hadde en egen bar med vann, kaffe, te og brus og store mengder sjokolade, nøtter, potetgull, saltstenger, frukt og seigmenn. I tillegg hadde vi faste måltider hos Kokk Coop. Frokost, lunsj, middag og kvelds/nattmat.

Ikke undervurder det å ha noen leftovers med mer ordentlig mat som folk kan foryne seg med mellom de offisielle måltidene. Behovet for påfyll øker kraftig ved lange økter.

Det går mange kopper, glass, fat og skåler. Bare å gjøre klart først som sist.

Gjør gjerne et overslag for hvert måltid over hvor mange man tror kommer, og finne en måte å vise hvilke bord av kantina vi tenker å ta i bruk. Jo tettere vi smaler folk, jo bedre. Ikke alle er like utadvendte, og da er det en fordel om de ikke blir sittende aleine.

Renhold kom og passet på at toalettene var i orden og vårt korps med frivillige sørget for generell rydding og påfyll av det ene og andre. Vi hadde et eget gamingrom for dem som ønsket dette og siden vi hadde #hack4no under OL så hadde vi et eget OL-rom også. I tillegg hadde vi stillerom for dem som ønsket å legge seg nedpå. Også hadde hyggelig securitasvakter som passet på oss alle og var brannvakter.

Intet hackathon uten nett. Det er svært viktig å få på plass et stabilt trådløst nettverk med 50-100 m/s. I tillegg trenger man selvfølgelig strømforsyning til alle plasser  uten at man skal snuble i ledninger. Husk å legg denne kabalen så fort som mulig. Alle er tjent med oppetid på nettet og ingen strømbrudd på grunn av overbelastning av strømnettet. Sørg for å ha tilgjengelig en ladning med alle tenkelige overganger som kan være nødvendige for å få innledere og deltakere til å kunne få vist fram det de måtte ønske. Legg ut rikelig med post-it-lapper, meetingcharts, markere, penner, notatblokker og lignende i arbeidsrom og andre steder det kan være behov for slikt.

Koble gjerne pc’er, mobiler eller annet på det som finnes av tilgjengelige skjermer og kjør oppdateringer fra twitter, bloggen o.l.

Ha et stort korps med frivillige slik at ingen blir overarbeidet, men ikke så stort at det ikke skapes kontinuitet i arbeidet. Våre «frivillige» var personer fra de fem direktoratene som var med i prosjektet. De var selvsagt på jobb, men det er viktig å ta godt vare på de frivillige. Husk å bring dem mat og drikke og avlastning. Å svinge innom med en ekstra seigmann eller to er aldri feil J (Og heller ikke til de som hacker).

#hack4no time for time

 Velkommen!

Om det finnes kapasitet øker det stemningen om noen tar imot nyankomne i døra og gir dem litt enkel info, som for eksempel hvor de finner garderobeplass eller nesten hva som helst annet. Overraskende nyttig å gjøre i ledige øyeblikk. Hils på så mange som mulig. Smil til så mange som mulig, så ofte som mulig. Jada, vi vet det er selvsagt, men dette er så viktig at vi tar det med alikevel.

Jørn Holme, entusiastisk styreleder i #knreise og #riksantikvar under åpning av #Hack4no

Jørn Holme, entusiastisk styreleder i #knreise og #riksantikvar under åpning av #Hack4no

Anslaget

Vi ønsket oss et liten markering av hva som skulle skje. Målgruppa var kollegaer, sjefer og departementer så vel som sektorene som vi tjener så vel som de som faktisk skulle idemyldre, designe og hacke. Her var vi stort sett enige om absolutt alt – bortsett fra hva det skulle hete. «Bli inspirert» falt vi til slutt på – og jeg vil si det fungerte helt utmerket!

Dagen ble åpnet av statssekretærene Åmås og Chaffey i henholdsvis Kulturdepartementet og Kommunal og moderniseringsdepartementet. I tillegg til at direktørene fra de fem direktoratene  sa noen ord. Siri som var prosjektleder gikk så nærmere inn og satt startskuddet for åtte foredragsholdere. Disse åtte holdt superkorte innlegg for å inspirere oss alle til resten av #hack4no.  Vi fikk med oss Difi for å snakke om hvor viktig arbeidet som gjøres er. Nationalmuseet i Danmark som fortalte om sine erfaringer fra #hack4dk. Digisam i Sverige satte fokus på åpne data, ikke som den nye olja, men som det nye vannet. Kartverket snakket om frie kartdata og NRK snakket om visualisering av data. Store norske kjeftet humoristisk (!) på alle som ikke kjenner sine egne data og oppfordret alle til å lære seg å kode litt. Metrologisk institutt har vært flinkest i klassen i Norge og var selvsagt med. Til slutt hadde vi med oss en av vinnerne i #apps4norge som snakket om sine erfaringer. Vi prøvde med andre ord å belyse åpne data fra mange sider slik at det mangfoldige publikumet vårt skulle bli inspirert til å arbeide videre med dette også etter #hack4no: Legge til rette for og åpne opp flere datasett i egen organisasjon slik at tredjepart skal kunne bruke dette til verdiskapning.

Alt vi gjorde felleskap med strømmet ut på verdensveven slik at alle som ikke hadde fått plass hos oss eller ikke hadde mulighet til å være med fysisk i verken tid eller rom skulle kunne følge med. I tillegg kjørte vi kontinuerlige diskusjoner på twitter. Dette gjorde at det var en bedrift i Drammen som satt en dag sammen og arbeidet med dette samt to studenter i Nederland.

Tips: Cola Zero mye mer populært en vi regnet med. Ha en bil for ad hoc-handling tilgjengelig.

Presentasjon av datasett

Vi hadde vært tilstede på noen hackathon og bestemte oss for at vi ønsket å gjøre presentasjonene av datasettene kort. Dette var for å ha en liten appetittvekker for de som faktisk skulle delta på #hack4no. Vi hadde i tillegg kjørt to kvelder før hacken hvor vi gjorde det samme. Deretter hadde vi lagd en lang «gate» hvor hackerne kunne shoppe på det de synes var mest intr. Hver datatilbyder hadde en stand og hadde mulighet til å være der hele helga. Vis eksempler, vær tilstede i løpet av hele arrangementet for å svare på spørsmål – og kanskje fiksefeil i eget api. Spørsmålene kommer gjerne litt utpå dag 2. Viktig å holde hackerspace, mingleområder og datatilbydere så nært hverandre som mulig.

Tips: Vil du at noen skal bruke dataene dine må du være litt proaktiv og forsøke å selge de inn.

Vurder om datatilbyderne bør ta en turne rundt til hackerlagene. I den gra det er mulig, bør det uansett legges igjen enkel kontaktinformasjon til datatilbyderene, for de var ofte ikke på plassene sine uansett. Man kan ikke være for aktiv som datatilbyder.

Gode ideer fra idémyldringen fikk stemmer, og 5-6 av dem kan det kanskje bli noe av Vi får se i morgen når #hack4no er over.

Gode ideer fra idémyldringen fikk stemmer, og 5-6 av dem kan det kanskje bli noe av Vi får se i morgen når #hack4no er over.

Idémylding

Vi hadde en liten – og helt frivillig(!) – lekestund. Alle som kom – vanlige dødelige, hackere og designere hadde trukket et spillkort da de registrerte seg og nå ble alle organisert etter dette. Desginerne hadde hjertere, vanlige folk rutere og hackere sorte kort. Vi hadde ess-gruppe, 4-gruppe og konge-gruppe. Tusj og papir. Nå skulle de idémyldes. Vi fikk maaaange ideer opp på bordet som ble pitchet i plenum. Deretter fikk alle i lokalet en stemme hver. De som ville fordelte seg på ideene med flest stemmer.

Idémyldringen var antakelig gull verdt. Både for å bygge en felles stemning og for at de som ikke har noen klare Idéer blir inkludert og kanskje klarer å finne noen å samarbeide med. Vinneren av #hack4no kom fra en idé herfra. Dette fungerte veldig bra for vår del, men det er viktig at et slikt opplegg er frivillig. La folk begynne å arbeide hvis de heller vil det.

moephotodesign Ready for #hack4no hopp hopp! You need be like a water master hacker Ole Petter Harbiyz! emoji #hacker #kulturrådet #partne #green

moephotodesign Ready for #hack4no hopp hopp! You need be like a water master hacker Ole Petter Harbiyz! emoji #hacker #kulturrådet #partne #green

En annen effekt som vi så av arrangementet – om det kom av at man ble sammenristet av idémyldring eller ikke – var at terskelen for å spørre andre på hjelp var lav. Vi har vært på hackathons hvor to personer har sitti ved siden av hverandre og strevd med det samme problemet i flere dager, mens her var ikke dette tilfellet. Det var derfor vi også hadde planlagt en (frivillig) presentasjonsrunde tidlig dag nr 2. Her ville vi som arrangører få en bedre sjanse til å høre om alt det spennende som foregikk og det var en mulighet til å spørre andre om hjelp til hva det en måtte være.

kjartan_abel Random people at #hack4no

kjartan_abel Random people at #hack4no

Presentasjon, kåring og fest

Vi satte opp en side hvor alle som skulle levere et bidrag til konkurransen sendte inn sin kontaktinformasjon og lenke til bidrag. En ide er å få de til å sende inn en illustrasjon også. Vi publiserte deretter hvert bidrag på bloggen og satte opp en online avkrysningsskjema til konkurransen. Alle presenterte seg bidragene sine. Litt utfordring var det med de som var i Nederland hvor vi måtte trikse litt med skype via ipad og litt mikkmakk før både salen og de som satt der hjemme og fulgte strømminga kunne få sett. Kartbord og strømming av demonstrasjon av dette ble løst fint av strømmingsfolka, men var ikke helt noe vi hadde tenkt på på forhånd.

maritkamu #hack4no What can I say, Wonderful and extremely helpful people, cool ideas and prototypes #luv4hackers

maritkamu #hack4no What can I say, Wonderful and extremely helpful people, cool ideas and prototypes #luv4hackers

Avstemning kunne alle som ville både innomhus og utomhus gjøre. Det var ingen ekspertjury. Vi fikk litt tilbakemeldinger på at noen synes det var vanskelig å finne frem til selve pollen, så kanskje sette opp en QR-kode og skrive ned lenkeadressa til folk, ikke kun henvise til nettsidene til hacket.

Tips: Vi hadde diplomer med pent håndskrevne navn –husk å ha en mengde folk som skriver pent og penner klart.

Etter kåringa – med en overraskelses premie var det etterfest. Vi hadde middag og det var særs god stemning. Folk ville rett og slett ikke gå. Ryktene sier at når dørene stengte i Kulturrådet rundt kl 22 så fortsatte festen frem til 06 på et av byens vannhull. Vi tar dette som et godt tegn på at nye relasjoner var blitt skapt🙂

 

Oppfølging i ettertid

6. mars arrangerte vi «post-hack4no» for å skape en ny mulighet for dialog mellom konkurransedeltakerne og datatilbyderne. Det var ca. 35 deltakere som diskuterte problemstillinger knyttet til API-er og andre tjenester hos datatilbyderne samt prosjektene som ble utviklet under #hack4no. Deltakerne satte stor pris på dette oppfølgingstilbudet. Arrangementet ble innledet med korte presentasjoner.

Det er også gjort konkrete initiativ med hensyn til videre diskusjon og klargjøring av problemstillinger knyttet til opphavsrett.

Tips: Ikke "slipp" deltakerne. Send de en epost i ny og ned. Ta en telefon.

Kategorier: hack4no

Forfatter:Marit Kjeksrud Amundsen

Seniorrådgiverer i "Kultur- og naturreise"

Abonner

Subscribe to our RSS feed and social profiles to receive updates.

Ingen kommentarer så langt.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s